Bei der digitalen Zeiterfassung geht es um die moderne Art der Zeiterfassung. Sie kommt schon in zahlreichen Firmen zum Einsatz. Es sind unterschiedliche Systeme zur elektronischen Erfassung der Arbeitszeiten bei den Beschäftigen möglich: mobile und Online-Zeiterfassungssysteme, Software, Fingerprint und Terminals. Jedoch stellt sich die Frage, weshalb man überhaupt die digitale Zeiterfassung anwenden soll? Welches System ist für die eigene Firma das passende? Wir erläutern Ihnen die Vorteile der modernen Zeiterfassung und die verschiedenen Verfahren. Damit steht Ihnen dann eine fundierte Entscheidungsgrundlage zur Verfügung.
Vorteile der elektronischen Zeiterfassung
Ein wichtiger Vorteil der modernen Zeiterfassung ist, dass sie für die Lohn- oder Gehaltsabrechnung sämtliche notwendigen Daten liefert. Zudem erfolgt das automatische Übertragen der Daten in die Entgeltabrechnungssoftware. Damit ist das umständliche Berechnen der ganzen Arbeitszeit, welche man noch in den Zeiten der Stechuhr vornehmen musste, also nicht mehr nötig. Das hat zur Folge, dass sehr viel Zeit gespart wird. Weil auch noch die Möglichkeit besteht, die Daten in die Kalkulation zu importieren, bietet eine digitale Zeiterfassung ideale Planungsoptionen.
Von den Mitarbeitern werden die Überstundenkonten automatisch geführt, um unmittelbar eine optimale Übersicht zu bekommen. Aufgrund dessen ist eine gezielte Verringerung der Überstunden möglich. Selbst alle Fehlzeiten, wie zum Beispiel Krankheits- oder Urlaubstage, können durch die modernen Zeiterfassungssysteme einfach und übersichtlich verwaltet werden. Zudem lässt sich hiermit die Projektzeiterfassung durchführen. Das bedeutet, dass alle Beschäftigten bestimmten Projekten ihre Arbeitszeiten zuordnen können, was sehr vorteilhaft für jede Firma ist, welche lediglich projektbezogen arbeitet! Des Weiteren macht die moderne Zeiterfassung das Einführen von flexiblen Arbeitszeitmodellen und somit eine gezielte Motivation der Mitarbeiter möglich.
Welche Systeme es bei der digitalen Zeiterfassung gibt
Die moderne Zeiterfassung rentiert sich sowohl für mittelständische und große Firmen als auch für Betriebe mit wenigen Beschäftigten. Selbst Freiberufler können von ihr profitieren. Weil die Anforderungen je nach Geschäftszweig und Größe sehr variieren, sind ebenso verschiedene Systeme erhältlich. Welches Verfahren am besten zur eigenen Firma passt, können Sie auf dieser Seite nachlesen.
Wie das Zeiterfassungsterminal funktioniert
Oft finden Zeiterfassungsterminals bei der modernen Zeiterfassung Anwendung. Die Beschäftigten erfassen hier durch eine Hardware, wie etwa Fingerprint, Transponder oder Chipkarte, Arbeitsanfang und -ende. In einer Datenbank erfolgt die automatische Speicherung der Daten. Man kann sie zur Entgeltabrechnung abrufen.
Ein typisches Erfassungsmedium für jeden Mitarbeiter stellt eine Plastikkarte mit Chip oder Magnetstreifen dar, welche sich zugleich als Firmenausweis nutzen lässt. Die andere Möglichkeit ist die Zeiterfassung durch modernen Fingerprint. Denn durch ihn werden Chipkarten und andere Erfassungsmedien unnötig.
Vor allem bei mittleren Betriebe aus den Bereichen Industrie und Fertigung kommt die Zeiterfassung mit Hareware zum Einsatz.
Vorteile und Nachteile des Zeiterfassungsterminals
Bei den Zeiterfassungsterminals müssen Wartungsarbeiten lediglich genauso selten erfolgen, wie bei der Software. Zudem erfolgt die unmittelbare Verarbeitung der erfassten Arbeitszeiten in der Zeitwirtschaft. Damit muss man sie nicht mehr nachrechnen. Selbst Falschbuchungen lassen sich ohne Probleme korrigieren.
Für die Software sind der Kaufpreis und die Lizenzaufwendungen ziemlich hoch.